Evden çalışmada “zaman yönetimi ve iş disiplini” verimi artırıyor

23.03.2020 - Pazartesi 23:06

Koronavirüs salgını ile birlikte dünyada ve ülkemizde gerek günlük
yaşamda gerekse iş yaşamında köklü ve radikal değişiklikler yaşıyoruz. Bu
süreçte aslında 21. Yüzyılda sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçerken ortaya
çıkan
esnek çalışma (Flexible working) modellerinden biri olan uzaktan/evden
çalışma (teleworking/telecommuting) d
ünyanın dört bir yanındaki şirketler tarafından zorunlu bir çalışma
modeli olarak geniş uygulama alanı buluyor. Uzmanlar, bu süreçte çalışanların
zaman yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerileri ile bu süreci yönetebileceğine,
başarılı iş yerlerinin ise uzaktan çalışma koşullarında çalışanları ile
iletişim halinde olarak belirli zamanlarda birlikte sosyalleşebilecekleri
keyifli olanaklar ve fırsatları sunabileceğine dikkat çekiyor.

Üsküdar Üniversitesi İletişim Fakültesi Öğretim Üyesi
Doç. Dr. Dinçer Atlı, Koronavirüs salgınıyla gündeme gelen ve pek çok sektörde
uygulanan evden çalışma yöntemine ilişkin değerlendirmelerde bulundu.

Uzaktan
çalışma modeli, salgın devam ederse yaygınlaşacak

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Uzaktan çalışma genel olarak
Türk çalışma kültürünün çok aşina olduğu bir uygulama değil. Daha çok teknoloji
yoğun ve çok uluslu şirketlerde gördüğümüz bir tarz. Özellikle yazılımcılar,
finans sektörü çalışanları, eğitimciler, web tasarımcılar gibi mesleklerde
çalışanlar için daha olası olan uzaktan çalışma, önümüzdeki süreçte virüs
salgını devam ederse çok daha yaygınlaşacak. Virüs salgını öncesinde sektörü ve
pozisyonu uzaktan çalışmaya uygun olan kişilerin esnek ve uzaktan çalışma
uygulamaları ile iş tatminlerinin ve performanslarının olumlu etkilendiğini
biliyoruz” dedi.

Doğru
strateji ile yönetilebilirse pozitif etki sağlanabilir

Evden çalışma modelinin işverenler ve çalışanlar
doğru bir strateji ile yönetilebilirse kişisel tatmin ve hayat kalitesi üzerinde
pozitif etkileri bulunduğuna dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Çalışanlar
için trafikte kaybedilmemiş zaman, buna bağlı olarak daha az stres söz konusu
olabiliyor. Daha fazla uyku için zaman bulabilme, daha fazla fiziksel egzersiz
için fırsat, fast-food yiyeceklerden uzak kalarak daha sağlıklı beslenme
olanağı, uygulanacak birtakım yöntemler ile birlikte daha verimli çalışma gibi
faydalar sağlanabiliyor. İşverenler açısından ise süreç doğru yönetilebilirse
verimlilik artışı ve kaynak tasarrufu sağlanabiliyor” dedi.

Zorluklarına
dikkat!

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bununla birlikte içinde
bulunduğumuz konjonktür göz önüne alındığında zorunlu uzaktan çalışma birtakım
zorlukları da beraberinde getirebiliyor” dedi.

Uzaktan çalışma bazı çalışanlar için tercih sebebi ve
verim artıran bir yöntem olabilirken bazı çalışanların çalışma tarzlarına uygun
olmayabileceğine dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bu nedenle çalışan
farklılıklarını göz önüne almak şirketler için her zamankinden daha önemli. Bu
süreçte işverenlerin çalışanlarının yaşadıkları bu zorunlu çalışma modeli
değişiminde çalışanları ile mümkün olduğunca iletişim içinde kalarak ve yeni
çalışma koşulları ile ilgili bilgilendirmeler yaparak yaşanan değişimin yükünü
hafifletmeleri gerekiyor. Uzaktan çalışma konusunda verimin artması ve güven
ortamının sağlanması için ise yönetimin çalışanına yeterince güvenmesi ve
etkili bir performans sisteminin kurulması hayati önem taşıyor. Bu süreçte
olanak varsa çalışan ile yöneticinin güne başlarken ya da günü bitirirken bir
telefon görüşmesi yapması da motive edici olabiliyor” tavsiyesinde bulundu.

Kurum
kültürünün uzaktan yaşatılması önemli

Çalışanların kurumsal değerleri benimsemelerinin,
şirket vizyonunu ve misyonunu yaşamalarının kurum kültürü ile ilgili olduğuna
dikkat çeken Doç. Dr. Dinçer Atlı, şunları söyledi:

“Şirketler kurum kültürlerini sadece ofis ortamında
değil, uzaktan çalışma ortamında da yaşatabilirler. Bu nedenle uzaktan çalışma
durumunda kurum kültürünü yansıtan faaliyetlerin planlanması, önemli günlerin
kutlanması, ödüllendirmeler, olumsuz durumlar için ilgili çalışanın yanında
olduğunu gösteren uygulamalar bu süreçte de önemini koruyacaktır. İlginç bir
uygulama olarak verimlilik ve dostluğu güçlendirmek için yenilikçi ve ilginç
bir yol olarak şirket sponsorluğunda video konferans yoluyla ekipçe haftalık
öğle yemeği yemek özellikle yurtdışındaki uzaktan çalışma kültürüne sahip
şirketlerde görülen ilginç bir uygulamadır. Virüs yayılımını göz önüne alarak
sanal öğle yemeği dışarıdan yemek sipariş ederek değil en uygun hijyenik
koşullarda hazırlanarak planlanabilir.”

Uzaktan
çalışmanın zorlukları da var

Uzaktan çalışma modelinde çalışanlar açısından birtakım
olumsuzlukların da olabileceğini kaydeden Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Uzaktan
çalışırken içsel motivasyonlarını sağlama konusunda zorluklar, zaman yönetimi
becerileri ile ilgili sorunlar, sosyal izolasyondan kaynaklı yalnızlık duygusu,
diğer çalışanlar ile ilgili iletişim sorunları ve salgın konusundaki endişe,
korku ve çaresizlikten kaynaklanan travma sonrası stres bozukluğu gibi sorunlar
oluşabiliyor. Tüm bu zorluklar ile baş etmek önemli hale gelirken çalışanın iş
arkadaşları, yöneticileri ve iletişimde olduğu paydaşları iletişimini devam
ettirmesi önemli hale geliyor” diye konuştu.

Dijital
ortamda sosyal etkileşim yalnızlık duygusunu azaltıyor

Bu dönemde uygulanan uzaktan çalışma modelinde
yalnızlık duygusunun azaltılmasının dijital ortamda sosyal etkileşimle mümkün
olabileceğini kaydeden Doç.
Dr. Dinçer Atlı, tavsiyelerini şöyle sıraladı:

“Bu süreçte çalışanların; dijital olanaklar ile de
olsa sosyal etkileşim içinde olmak iş birliği hissiyatı yaratarak yalnızlık
duygusunu azaltır. Bu nedenle evden çalışan kişi için mesai aralarında ya da
mesai sonrasında yalnızlık duygusunu azaltabilecek bir iş arkadaşı ya da iş
arkadaşları ile sesli ya da görüntülü iletişim içinde olması ya da çalışanın
aynı deneyimi yaşayan başka bir şirkette çalışan bir arkadaşı ile iletişim
içerisinde olması faydalı olabilir. Olanak varsa çalışanların takım arkadaşları
ile yüz yüze ofis deneyimini çoğaltacak video konferans ya da belgeler üzerinde
aynı anda düzenleme olanağı sağlayan ekran paylaşımı gibi dijital uygulamalar
ile çalışmaları yararlı olabilir.”

Zaman
yönetiminde Pomodoro Tekniği

Uzaktan çalışmada zaman yönetimi ve iş disiplininin oldukça
önemli olduğunu vurgulayan Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Günün başında yapılacak
işleri listelemek ve günlük çalışma çizelgesi hazırlamak ve söz konusu
çizelgeye bağlı kalarak bir zaman yönetimi verimlilik açısından faydalı
olacaktır.  Bu arada zamanı iyi
değerlendirmek için zaman Pomodoro Tekniği de önerebileceğimiz bir teknik
olabilir. Bu teknikte pomodoro bir zaman birimi anlamında geliyor. 1 pomodoro
birimi, 30 dakikalık süre anlamına geliyor. Teknik, öncelikle yapmak
istediğiniz uzun ve kısa vadeli işleri içeren bir çizelge hazırlamakla
başlıyor. Ardından öncelikli yapılacak işler belirleniyor. 25 dakikalığına
işinize odaklanıyorsunuz, sonrasında 5 dakikalık bir mola veriyorsunuz. Böylece
1 pomodoro tamamlanmış oluyor. Dört pomodoro yaptığınızda, yarım saatlik bir
mola verebiliyorsunuz. Günde 6-12 arası pomodoro yapmak, ideal kabul ediliyor. Bu
da 3-6 saat arası bir zaman dilimine denk geliyor.  Kişi bu yöntemi kısmen ya da iş yoğunluğuna
uygun ise tüm mesaisinde kullanabilir. Bu yöntemde kısa mola
dilimlerinde, kahve arası, tatlı atıştırmalıklar, varsa evcil hayvanınızla
ilgilenmek, kısa yürüyüş ya da kısa sosyal medyada sörfü gibi kişinin
başarısını ödüllendirmesine neden olacak bireysel motivasyonu artırıcı
faaliyetler yapılabilir. Gün sonunda yapılan çalışmaları ve sürelerini kaydetmek
yine faydalı olabilir” diye konuştu.

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Bunun yanında olanak varsa
diğer aile bireylerinin çalışanı kesintiye uğratamayacağı bir çalışma yeri verimliliği
çok artırıyor” dedi.

Zaman
yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerisi ile bu süreç yönetilebilir

Doç. Dr. Dinçer Atlı, “Özetle; bu süreçte çalışanlar
zaman yönetimi, iş disiplini ve iletişim becerileri ile bu süreci
yönetebilir.  Başarılı iş yerleri ise
uzaktan çalışma koşullarında çalışanları ile iletişim halinde olarak belirli
zamanlarda birlikte sosyalleşebilecekleri keyifli olanaklar ve fırsatları sunabilir.
İşverenler uzaktan çalışmayı yüksek performans yaracak şekilde kurum kültürünün
bir parçası olarak geliştirebilirlerse yeteneğin performansa dönüşebileceği bir
ortam yaratılabilir” dedi.

YORUM YAZ